Fünf Tipps für effizientere Meetings

Wenn ich mich mit meinen Coachees und Seminarteilnehmenden so unterhalte, habe ich immer sehr schnell den Eindruck: Für die meisten Menschen ist ein Meeting wie ein Zahnarztbesuch. Es muss halt leider sein. Hoffentlich muss ich wenigstens nicht zu lange warten. Hoffentlich bohrt keiner zu sehr nach. Hoffentlich fang ich nicht irgendwann an zu schreien und zu weinen, wenn es mir zu viel wird. Ja, tatsächlich gewinne ich da fast immer den Eindruck, dass Meetings so überhaupt keinen Spaß machen und auch meist nicht als sehr effektiv angesehen werden. Sogar in Filmen wird das aufgegriffen. Vor kurzem hab ich mir seit langer Zeit mal wieder Avengers angesehen. Also den ersten Avengers-Film. Wo sich die Helden, Iron Man, Captain America, Bruce Banner und dann auch Thor und Natascha Romanoff zum ersten Mal treffen. Und dann ziemlich schnell anfangen miteinander zu streiten. Statt eine Lösung zu entwickeln wie sie gemeinsam den Schurken Loki aufhalten können, bekämpfen sie sich bald untereinander. Und das ist trotz fliegendem Flugzeugträger, Außerirdischen und Superkräften… erschreckend realistisch. Dabei können Meetings auch anders sein. Aber woran liegt es, dass Meetings sehr oft ihr Ziel verfehlen?

Betrachten wir uns dazu mal Parkinsons Gesetze. Dabei geht es nicht um den Arzt James Parkinson, der die nach ihm benannte Nervenkrankheit erforschte. Der Mister Parkinson, um den es hier geht, nämlich Cyril Northcote Parkinson, lebte von 1909 bis 1993 und untersuchte unter anderem die britische Bürokratie in der Kolonialverwaltung. Und stellte dabei einige sehr interessante Dinge fest.

Erstens: Mit steigendem Personaleinsatz steigt nicht die Produktivität. Eher im Gegenteil. Umso mehr Leute an einem Projekt beteiligt waren, desto länger dauerte es. Weil viel Zeit und Energie für Koordination verloren ging. Nicht umsonst heißt es „Viele Köche verderben den Brei.“ Laut Parkinson liegt der „Ineffizient-Koeffizient“, was für ein tolles Wort übrigens, bei 20 bis 21 Personen. Nur mal so als Orientierung. Gleichzeitig untersuchte Mister Parkinson auch den Faktor Zeit. Also wie viel Zeit steht für eine Aufgabe zur Verfügung? Und wie wirkt sich das auf ihre Erledigung aus? Und er fand heraus: Erstaunlicherweise wird die Aufgabe dann fertig, wenn die dafür vorhandene Zeit um ist. Egal, ob diese – in realistischen Maßstäben natürlich – knapp bemessen war. Oder sehr großzügig. Je komplexer ein Tagesordnungspunkt, desto schneller lässt er sich erledigen, weil die meisten gar nicht so genau verstehen, worum es da geht. Während zu den ganz einfachen, scheinbar trivialen Dingen jede und jeder Anwesende was beizutragen hat. Gilt auch in der Politk. Oh Wunder! Deshalb werden globale Handelsabkommen gerne mal ohne allzu große Diskussion durchgewunken. Sehr komplexe Materie. Oder irgendwelche verwaltungs- oder finanztechnischen Dinge. Ob aber eine Ampel ODER ein Kreisverkehr in der Ortsmitte gebaut werden soll, darüber kann stundenlang diskutiert werden. Da haben dann 10 Personen ein Dutzend Meinungen dazu. Laut Parkinson wird durch dieses Verhalten auch die Inkompetenz bei den großen Themen kompensiert.

Hier nun die Tipps in Kurzform (alles andere in der Podcastfolge zum Anhören):

1. Lade nur die Personen ein, die auch wirklich relevant für das Meeting sind! Jede Person, die unnötig dabei ist, wird die Sache im Schlimmsten Falle langwieriger machen. Im besten Fall einfach nur nicht stören.

2. Gib den Teilnehmenden die Chance sich bestmöglich auf das Meeting vorzubereiten. Das heißt: Dein Meeting braucht ein klares Thema, um das es inhaltlich geht. Oder ein Ziel, das damit erreicht werden soll. Was für ein Meeting ist es überhaupt? Geht es um Austausch und sozialen Kontakt innerhalb zum Beispiel einer Projektgruppe? Oder geht es um messbare Ergebnisse?

3. Verschicke schon mit der Einladung eine vorläufige Tagesordnung. So können sich alle Beteiligten optimal vorbereiten. Was nicht heißt, dass alle optimal vorbereitet sein werden. So realistisch müssen wir schon sein,. Aber sie hatten immerhin die Chance sich vorzubereiten.

4. Leg ein Zeitlimit fest. Und zwar wirklich für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt! Das habe ich mal in einem Meeting erlebt, wo es aus Zeitnot heraus gemacht wurde. Aber es hat so gut funktioniert, wir haben das dann wirklich beibehalten. Auch da spielt Parkinson rein. Wenn, wie Parkinson behauptet, jede Aufgabe genau so lange dauert wie Zeit dafür vorhanden ist, kannst Du mit einem Zeitlimit dafür sorgen, dass der Tagesordnungspunkt auch genau dann erledigt ist, wenn die Zeit dafür abgelaufen ist. Klar funktioniert das in der Praxis nicht immer. Aber erstaunlich oft.

5. Dein Meeting – Deine Regeln! Und es braucht immer Regeln. Sobald wir Menschen zu mehr als 2 Personen zusammenkommen, braucht es irgendwelche Regeln.