Versendest und erhältst du Mails? Dumme Frage. Sehr sicher tust du das. Die E-Mail ist heutzutage unsere förmlichste Alltagskommunikation. Umso wichtiger, auch darin rhetorisch zu überzeugen. Doch einige Fehler können deine Wirkung drastisch torpedieren. Welche Fails in Mails du vermeiden solltest?
Wähle Betreff und Absendername weise
Hast du schon Mails ohne Betreff erhalten? Oder mit einem kryptischen Kürzel? Ich erhielt neulich einen neuen Auftrag für ein Training und hätte beinahe die Auftragsbestätigung gelöscht. Denn diese wurde mit einer mir bis dahin nicht bekannten Bestellnummer im Betreff an mich gemailt. Von einem Frauennamen als Absender, der mir rein gar nichts sagte. Es war die Assistentin meiner Auftraggeberin. Aber es stand nur deren Name als Absenderin da. Keine Firmenzeichnung o.ä.
Ich kann gar nicht genau sagen, warum ich die Mail nicht einfach gelöscht habe. Präsentiere dich daher in Betreff und Absendername
- seriös, gleichzeitig
- interessant und bei Bedarf
- mit call to action (Bitte um Rückmeldung zu XY)
Mach aus Anrede und Grußformel kein Phrasengrab
Auch wenn eine Mail sehr förmlich ist und du sie nicht unbedingt mit „Hi“ oder „alles senkrecht?“ beginnen solltest, solltest du auch nicht zu unpersönlich sein. „Sehr geehrte Frau Müller“ ist unangebracht, wenn ihr euch aus der Kaffeeküche kennt und einander dort duzt.
Ebenso solltest du je nach Empfänger:in eine passende Grußformel einfügen, die auch zu eurer Beziehung passt. Und selbst wenn du immer das selbe schreibst, pack die Grußformel bitte nicht in deine Signatur! Denn das signalisiert deutlich, dass du es nur als Floskel siehst, die du outgesourced hast.
Fasse dich kurz
Eine Mail sollte nicht zu einem Blogartikel ausarten. Oder zu einer ganzen Social-Media-Timeline! Halte die Mail so clean und damit übersichtlich wie möglich. Packe wichtige Infos in ein PDF und hänge dieses an. Das lässt sich auch besser weiterleiten oder im Intranet teilen als deine Mail. Auch Grafiken und vor allem Videos als Link, nie direkt in die Mail!
Setze Menschen nur dann in CC, wenn das sinnvoll ist
Nicht um jemand einzuschüchtern, den/die Vorgesetzte in CC setzen. Oder die ganze Abteilung, damit auch ja jede:r bescheid weiß, auch die, die es garantiert nicht betrifft. Das vermüllt Menschen den Posteingang und/oder schafft schlechte Stimmung, wenn du aus einem schriftlichen Dialog plötzlich ein Meeting oder gar eine ganze Konferenz machst.
Nimm dir Zeit
Ja, es ist sehr praktisch, dass wir Mails überall lesen und auch gleich beantworten können. Aber nicht immer sinnvoll. Wie eingangs schon geschrieben, sind Mails unsere förmlichste Kommunikation im Alltag. Und können für immer abgespeichert werden. Schreibe also nicht wie in einem Messenger mal eben im Impuls eine Antwort. Und vermeide Flüchtigkeitsfehler wie ausufernd viele Rechtschreibfehler oder fehlende Interpunktion und/oder Groß-/Kleinschreibung. Achte auf korrekte Schreibweise des Namens der anderen Person, etc.
All das hat mit Respekt zu tun. Auch wenn der Impuls, möglichst schnell zu antworten, heutzutage sehr groß ist, solltest du ihm widerstehen. Auch eine Mail ohne versprochenem Anhang kann mal passieren. Schöner ist es aber, wenn du das vor dem Absenden noch mal checkst.
Fazit
Es sind einige simple Grundlagen, die aber fast niemand alle zu 100% richtig macht und die dich viel an Überzeugungskraft in deinen Mails kosten können. Deshalb hoffe ich, mit diesem Artikel einfach nur ein bisschen das Bewusstsein dafür zu schärfen, wie wichtig diese Basics doch sind.
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