5 Tipps für Deine nächste Videokonferenz

Na? War die letzte Videokonferenz auch wieder so unglaublich öde und unproduktiv? Wieder so ein Meeting, das besser eine E-Mail geworden wäre? Deshalb hier, auch gerne zum Weitersagen, ein paar Tipps für die nächste Videokonferenz:

Auf die Technik kommt es an

Damit Rhetorik wirken kann, braucht sie eine dafür günstige Umgebung. Virtuell bedeutet das: Einen vernünftigen Datentarif, damit Du ruckelfrei zu sehen und zu hören bist. Dabei geht es nicht um die Downloadgeschwindigkeit, sondern um den Upload. Das heißt: Selbst wenn Du auch Filme in HD problemlos streamen kannst, das ist Download, sagt es nicht zwingend etwas darüber aus, mit welcher Geschwindigkeit Du Dinge ins Web hochladen kannst. Das ist der Upload. Nutze einen Speedtest im Internet und upgrade im Fall der Fälle Deinen Vertrag, das kostet meist nur ein paar Euro mehr. Und halte Dich auch idealerweise dort auf, wo das Wlan volle Stärke hat. Ich habe selbst schon miterleben müssen, wie in Meetings Leute mit dem Smartphone zum Rauchen vor die Tür sind. Und, oh Wunder, die Verbindung wurde immer schlechter. Bis das Bild in der Videokonferenz eingefroren oder die Verbindung abgerissen war. Rauchen schadet also auch Deiner Streamingqualität.

Wenn diese stimmt, dann sorge noch für gutes Licht und guten Ton. Mit einer hellen Lampe, die Du vielleicht eh irgendwo herumstehen hast. Oder kauf Dir für ein paar Euro eine sogenannte Softbox oder eine Ringleuchte. Beide dienen der Ausleuchtung und helfen immens, damit Du deutlich besser zu sehen bist. Und dann wäre da noch der Ton. Viele integrierte Mikros an PCs und Laptops taugen nichts. Eine Demonstration dazu findet sich in der Podcastfolge, die Du am Seitenanfang abspielen kannst.

Die richtige Perspektive

Ideal ist ein ruhiger, aber auch nicht zu monotoner Hintergrund, und idealerweise ist nicht nur Dein Kopf zu sehen, sondern auch Deine Schultern und ein Teil des Brustkorbs. So dass man auch Deine Hände und Arme sehen kann, wenn Du damit etwas machst. So dass die Körpersprache nicht komplett dem technischen Filter zum Opfer fällt. Vermeiden solltest Du auch, falls Du von einem mobilen Gerät aus teilnimmst, damit herumzulaufen. Ständig wechselnder Hintergrund, ebensolche Geräuschkulisse und Perspektive auf Dich, das verwirrt alle anderen Teilnehmenden.

Zudem rate ich von virtuellen Hintergründen ab. Es sei denn es gibt einen Firmenhintergrund, der aus Marketinggründen genutzt werden soll. Verzichte definitiv auf Strand und Palmen und ähnliche Hintergründe.

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Ablenkungen minimieren

Das Problem ist: Die Aufmerksamkeitsspanne am PC ist automatisch geringer als im echten Leben. Und wenn Du eh noch am Arbeitsplatz sitzt, wenn die Konferenz losgeht, dann kommst Du aus diesem Arbeitsflow gar nicht in den Besprechungsmodus. Such Dir deshalb am besten für das Meeting einen anderen Ort im Raum. So wie Du im Büro, wenn jemand zu einer Besprechung kommt, in den meisten Fällen ja auch nicht am Schreibtisch hinter dem PC sitzen bleibst, sondern mit dem Gast zu einer Besprechungsecke oder ähnlichem gehst. Wechsel die Standorte je nachdem, was Du gerade tust, das hilft dabei den Fokus zu behalten.

Dabei hilft auch sich komplett zu bekleiden. Klingt erstmal komisch, wenn ich das so sage, aber ist so. Laut einer amerikanischen Studie kleiden sich so um die 90% der Menschen in Home Office nicht vollständig in Businesskleidung wie sie es tun würden, wenn sie auf Arbeit fahren müssten. Es hat sich inzwischen sogar schon das „Zoom-Shirt“ eingebürgert. Das ist ein schickes Hemd oder eine Bluse, die neben dem Computer auf einem Bügel nur darauf wartet, dass ein Call reinkommt und man das Shirt schnell überwirft. „Kleider machen Leute“ ist keine rein optische Geschichte. Du fühlst Dich in unterschiedlichen Outfits auch jeweils ganz anders. Und agierst automatisch auch entsprechend. Das passiert unbewusst. Deine Kleidung ist ein wichtiger „Anker“ für bestimmte Kontexte, in denen Du Dich so oder im anderen Kontext eben ganz anders verhältst. Und im Home Office verschwimmt das alles irgendwie so miteinander.

Umgekehrt solltest Du, wenn Du nicht nur teilnimmst, sondern eine Konferenz oder ein Meeting leitest, darauf achten, dass genügend Abwechslung geboten ist. Spiele mal ein Video ein, wenn es thematisch passt, bitte um Rückmeldung via Chat oder was auch immer an Tools in der Software vorhanden ist. Lass das Meeting nicht einfach vor sich hin plätschern.

Technik als Filter

Es ist wirklich schwierig in Onlinemeetings eine Atmosphäre entstehen zu lassen. Und ein ganz großer, vielleicht sogar der größte Schwachpunkt ist der schwierige bis unmögliche direkte, also gleichzeitige Augenkontakt. Denn damit Dein Gegenüber in Deine Augen schauen kann, musst Du ja in die Kamera schauen. Nicht zu Deinem Gegenüber. Schaust Du Deinem gegenüber in die Augen, schaust Du vielleicht nach links unten. Und die Person, der Du in die Augen schaust, schaut in die Kamera. Deshalb funktionieren manche Dinge nicht, die sonst funktionieren, wenn zwei Menschen sich anschauen. Kurze mimische Signale der Zustimmung oder Ablehnung und auch ein Lächeln überträgt sich so nicht so leicht.

Das einzige, was hilft, ist sich dieses „Gaps“ bewusst zu werden und immer im Hinterkopf zu behalten. Wir müssen vielleicht auch erst lernen mimische Signale online etwas anders zu interpretieren als wir es sonst tun. Das ist viel kognitive Arbeit. Die ja zudem normalerweise unbewusst abläuft.

Tatsächlich gibt es dafür erste technische Lösungen, wie z.B. eine Kamera, die man direkt auf den Monitor „klebt“.

Am anderen Ende der Leitung sitzt ein Mensch aus Fleisch und Blut

Und irgendwie schaffen wir das zusammen, dass wir uns mit unseren Worten erreichen. Dass Kommunikation gelingt. Nur darauf kommt es letztendlich an. Vergiss die Technik. Also vergiss bitte nicht wirklich die Technik, aber vergiss nie, dass da immer noch, trotz PC, trotz Kamera, trotz Software und trotz hunderten oder tausenden Kilometern an Kabeln oder Funkdistanzen zwei Menschen miteinander sprechen. Sich austauschen. Sich durch Sprache berühren, auch wenn sie am jeweils anderen Ende der Welt sind. Empathie bleibt wichtig!

Und nun viel Erfolg bei der nächsten Videokonferenz!